DENPASAR – Pemerintah Kota Denpasar, Bali, memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai guna, pada unit kerja Bagian Umum Sekretariat Kota, menggunakan alat mesin pencacah kertas, di Studio Perpustakaan dan Kearsipan, Senin (5/6/2023).
“Arsip yang disusutkan atau dimusnahkan tahun 2012 hingga 2019, dengan jumlah 26 box atau 513 berkas,” kata Kepala Bagian Umum Setda Kota Denpasar Nyoman Denny Widya.
Sebelum dimusnahkan, lanjut dia, terlebih dahulu telah diteliti dan diperiksa melalui 2 tahapan antara lain, yaitu tahap pertama pengolahan arsip in aktif dari tahun 2012 hingga 2019 dari bulan Maret sampai dengan april 2023.
“Tahap II yaitu penilaian di bulan Mei terhadap arsip yang diusulkan dimusnahkan oleh Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar,” katanya.
Dia mengaku, tujuan penyusutan atau pemusnahan arsip adalah menentukan arsip-arsip yang memiliki nilai guna, serta untuk efektifitas dan efisiensi dalam rangka menghemat tempat penyimpanan arsip, biaya dan tenaga. Juga untuk mempercepat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan.
Lebih lanjut dikatakan, arsip unit kerja yang disusutkan atau dimusnahkan tahun 2023 ini adalah arsip unit Bagian Umum Setkot Denpasar yang memiliki retensi di bawah 10 tahun ditetapkan oleh pimpinan perangkat daerah atau penyelenggara pemerintah kabupaten/kota.
“Setelah mendapat persetujuan tertulis dari Sekretaris Kota sesuai dengan peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,” katanya.
Denny Widya menambahkan, penyusutan atau pemusnahan arsip merupakan tahapan terakhir dari pengelolaan arsip yang pada awalnya diciptakan, disimpan, dipelihara kemudian akhirnya disusutkan atau, dimusnahkan apabila sudah tidak mempunyai nilai guna lagi.
“Penyusutan yang dilakukan dengan cara dicacah untuk dijadikan kertas rumput sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi,” jelasnya
Ditambahkan, Asisten Administrasi Umum (Asisten III) Sekkot Denpasar I Dewa Nyoman Semadi mengatakan, arsip-arsip sebelum dimusnahkan, tentunya telah diproses, dipilah dan dinilai secara cermat sesuai dengan ketentuan.
“Saya mengharapkan, seluruh jajaran Pemerintah Kota Denpasar, demikian juga lembaga, organisasi lainnya yang ada agar menjaga arsip dan melestarikannya dengan baik dan perlu kehati-hatian, karena arsip yang telah dimusnahkan tidak akan bisa atau diciptakan kembali sebagaimana sediakala, dan tidak boleh memusnahkan arsip tanpa melalui prosedur yang benar,” kata Dewa Semadi.
Dengan pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi, kata dia, akan menghemat tempat atau ruang penyimpanan, biaya, tenaga, serta waktu dalam rangka penemuan kembali arsip yang diperlukan, berupa arsip – arsip yang bernilai guna permanen, vital serta arsip yang mempunyai nilai guna sejarah (arsip statis).
“Kepada para pegawai di lingkungan Pemerintah Kota Denpasar saya harapkan agar terus mengisi diri, meningkatkan wawasan tentang pengetahuan kearsipan sehingga arsip yang merupakan alat bukti nyata dan benar untuk bahan pertanggung jawaban kepada generasi yang akan datang dapat diselamatkan dan disimpan dengan baik,” kata Dewa Semadi.(WIR)
